Le Lean Coffee permet d’allier l’informel, la rapidité, la passion des discussions de café et l’efficacité des bonnes réunions de travail par un cadre et une facilitation favorisant une dynamique collective.
Objectifs :
- Permettre aux participants d’échanger sur ce dont ils ont vraiment envie de discuter
- Maximiser les valeurs des échanges dans une durée limitée
Les tips :
- Lieu calme et confortable
- Maximum 9 personnes
- Evitez le lancement de plusieurs sujets en parallèle
- Réalisable en présentiel et en distanciel sur klaxoon par exemple
Les pièges :
- Vouloir traiter tous les sujets
- Imposer des sujets
- Passer trop de temps sur une itération
- Ne pas prendre le temps de partager les idées principales avec lesquelles repartir
Le déroulé :
Préparation : Créez un tableau de suivi pour positionner les sujets partagés dans 3 colonnes : « A faire »/ »En cours »/ »Fait » ou « A discuter »/ »En discussion »/ »Discuté »
Etape 1 : On démarre la réunion en rappelant l’objectif, les règles d’or, on lance un icebreaker et on présente la grande thématique du jour
Etape 2 (5 min) : Chaque participant écrit individuellement et en silence les sujets qu’il souhaite aborder pendant la séance (1 idée = 1 post-it). Les participants affichent leurs post-it dans la première colonne du tableau.
Etape 3 (10 min) : Chaque participant vient pitcher de façon concise le thème qu’il veut voir aborder.
Etape 4 (5 min) : Un vote est lancé parmi la liste de tous les sujets partagés. Donner 2 à 3 gommettes (selon le temps disponible pour la suite de l’atelier) par personne qu’ils vont devoir positionner sur leur thème préféré. Une fois les thèmes sélectionnés, le groupe décide collectivement de la longueur de chaque itération de sujet, pouvant aller de 5 à 15 minutes.
Etape 5 (5 à 15 min par sujet) : Lancez la conversation ! A la fin de chaque itération, faites voter les participants pour savoir si le groupe souhaite avec 4 à 5 minutes supplémentaires sur le sujet. En revanche, il ne peut y avoir qu’une seule rallonge de temps pour un même sujet. Une fois la discussion terminée, passez le post-it du sujet traité dans la colonne « Fait » puis lancez le sujet suivant.
Etape 6 (15 min) : On partage en plénière les idées clés pour chacun des sujets
Clôture (5 à 15 min) : Remerciements, feedbacks, next step …
A vous de jouer !
Vous souhaitez mettre en place un lean café mais avez besoin d’être accompagné ? Faites appel à la tribu des facilitateurs ! Contactez nous à inno@groupe-vyv.fr et nous leur transmettons votre demande.
